Case Study · Scotiabank
Diseñando comunicaciones editables para Outlook sin sacrificar la experiencia de uso.
En una agencia de diseño recibimos un desafío que, en apariencia, parecía imposible: crear plantillas corporativas para Outlook que pudieran ser editadas por usuarios sin conocimientos técnicos, manteniendo su estructura visual incluso después de múltiples modificaciones y reenvíos. Sin desarrolladores especializados ni una solución existente, asumí el reto de investigar, experimentar y construir un sistema que permitió al cliente gestionar sus comunicaciones internas de forma mucho más autónoma.
- Rol
- Diseño UX/UI
- Duración
- 2 semanas
- Cliente
- Scotiabank
- Objetivo
- Plantillas editables
Arquitectura de plantillas y resolución técnica.
De investigación y pruebas.
Para usuarios no técnicos.
Contexto
Cuando el diseño debía adaptarse a las limitaciones de la tecnología
Trabajaba en una pequeña agencia de diseño donde asumíamos proyectos de alta complejidad con recursos muy limitados.
En esta oportunidad el cliente necesitaba comunicaciones corporativas editables directamente en Outlook.
El requerimiento parecía sencillo, pero la realidad era muy distinta.
Outlook posee importantes restricciones para la edición de contenido, el manejo de imágenes, la compatibilidad entre versiones y el comportamiento de los elementos cuando un correo es reenviado o modificado por distintos usuarios.
No existía una solución lista para implementar y el equipo no contaba con especialistas en desarrollo de correos electrónicos.
Como responsable del proyecto asumí el desafío de encontrar una alternativa funcional.
El desafío
Diseñar para una herramienta llena de restricciones
Lo que el cliente necesitaba
- Plantillas completamente editables.
- Colores corporativos.
- Imágenes.
- Textos modificables.
- Fácil uso.
- Sin conocimientos técnicos.
- Consistencia visual.
La realidad técnica
- Outlook modifica estructuras.
- Problemas de compatibilidad.
- Limitaciones de HTML.
- Cambios al reenviar correos.
- Desconfiguración del contenido.
- Fuentes inconsistentes.
Mi rol
Mucho más que diseñar un mailing
Fui responsable de investigar el terreno, diseñar la estructura y validar el comportamiento de la solución en distintos escenarios.
Comprender el comportamiento técnico de Outlook.
Diseñar la estructura de las plantillas.
Investigar distintas alternativas de implementación.
Realizar pruebas iterativas.
Organizar componentes reutilizables.
Optimizar imágenes y estilos.
Validar el comportamiento en distintos escenarios.
Documentar una solución fácil de utilizar por equipos no técnicos.
Cómo resolví el problema
Investigar, probar y volver a empezar
No existía una guía que resolviera el problema.
Durante aproximadamente dos semanas desarrollé un proceso continuo de experimentación para comprender cómo reaccionaba Outlook frente a distintos tipos de contenido.
A partir de esas pruebas construí una estructura modular que permitía editar los distintos bloques del correo minimizando los errores de formato y conservando la identidad visual de la comunicación.
Idea
Prueba
Error
Ajuste
Nueva prueba
Sistema estable
La solución
Un sistema pensado para personas, no para expertos
El objetivo no era únicamente construir un correo.
Era diseñar una herramienta que cualquier colaborador pudiera utilizar correctamente.
Arquitectura modular
Bloques independientes que se combinan para dar forma a distintas comunicaciones sin romper la estructura general.
Bloques reutilizables
Cada pieza fue pensada para ser recombinada, evitando reconstruir el diseño desde cero en cada nuevo envío.
Edición sencilla
Zonas editables claramente definidas para que cualquier persona pueda modificar el contenido sin miedo a desconfigurarlo.
Mayor estabilidad
La estructura minimiza los errores de formato característicos de Outlook al abrir, editar o reenviar correos.
Consistencia visual
Colores, tipografías y jerarquías protegidas por la arquitectura del sistema.
Preparación para reenvíos
Cada plantilla se pensó anticipando el comportamiento del contenido cuando pasa por distintos usuarios y clientes de correo.
Evolución
Evolución del cliente
- 1
Plantillas Outlook
- 2
Comunicaciones internas
- 3
Presentaciones corporativas
- 4
Folletos PDF
- 5
Informativos
- 6
Nuevas campañas
- 7
Relación comercial fortalecida
El éxito del proyecto permitió ampliar el alcance del trabajo realizado con el cliente, incorporando nuevos formatos y necesidades de comunicación.
Principales aportes
Principales aportes
Diseño centrado en usuarios internos
La solución fue diseñada pensando en personas sin conocimientos técnicos.
Aporte destacado
Investigación aplicada
Comprensión profunda de las limitaciones de Outlook mediante pruebas iterativas.
Sistema reutilizable
Las plantillas facilitaron la creación de nuevas comunicaciones sin reconstruir el diseño desde cero.
Escalabilidad
El proyecto abrió nuevas oportunidades de colaboración entre la agencia y el cliente.
Resultados
Desarrollo de plantillas editables compatibles con Outlook.
Mayor autonomía para usuarios sin conocimientos técnicos.
Reducción de errores al editar o reenviar comunicaciones.
Consistencia visual entre distintas campañas.
Relación comercial ampliada con nuevos proyectos.
Solución desarrollada mediante investigación y experimentación.
Aprendizajes
Diseñar para las limitaciones reales
Este proyecto reforzó una idea que sigue guiando mi forma de trabajar: el diseño no consiste únicamente en crear interfaces atractivas, sino en comprender el contexto técnico donde las personas utilizarán una solución.
Frente a una herramienta con importantes restricciones, aprendí que investigar, experimentar y validar continuamente puede ser tan importante como diseñar.
Más que construir un conjunto de plantillas, el verdadero resultado fue crear un sistema que permitió a otros equipos trabajar con mayor autonomía y confianza.
Reflexión final
El diseño también consiste en hacer simple lo complejo
La solución más valiosa no fue la que utilizó más tecnología, sino la que permitió que personas sin conocimientos técnicos pudieran comunicarse de forma consistente utilizando una herramienta con importantes limitaciones.
Este proyecto fortaleció mi capacidad para investigar, aprender rápidamente y transformar restricciones técnicas en experiencias más simples para quienes las utilizan.
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